Privacyverklaring

 

Wie zijn wij?

De Oostendse Haard is een burgerlijke vennootschap met de handelsvorm van een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, met sociaal oogmerk. De Oostendse Haard is als sociale huisvestingsmaatschappij erkend door de VMSW onder het nummer 3320. Het ondernemingsnummer van De Oostendse Haard is NN 0405.277.282 RPR Brugge Afd. Oostende nr. 3 en heeft haar maatschappelijke zetel in Nieuwpoortsesteenweg 205 in 8400 Oostende. De Oostendse Haard is in die hoedanigheid de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen van persoonsgegevens opgesomd in deze privacyverklaring.

De Oostendse Haard heeft een externe functionaris voor gegevensbescherming aangesteld (afgekort DPO), Laura Schraa van Cranium. De DPO adviseert De Oostendse Haard over de verwerking van persoonsgegevens. 

 

Waarom hebben wij een privacyverklaring?

 

Door de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Onder persoonsgegevens verstaan we alle gegevens over jouzelf. Dit betekent dat de gegevens ofwel direct over jou gaan, ofwel naar jou te herleiden zijn.

We willen ervoor zorgen dat jouw gegevens beschermd zijn en we ze alleen gebruiken waar nodig. Daarom respecteren wij de hoogste privacynormen, inclusief de privacywet General Data Protection Regulation (GDPR) of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die sinds 25 mei 2018 geldt. 

 

Hoe kan u ons bereiken?

Voor vragen, opmerkingen of andere acties over onze privacyverklaring kan je de hoofdzetel van De Oostendse Haard contacteren via: 

Telefoon: 059 70 29 54

E-mail: info@oostendsehaard.be

Adres: Nieuwpoortsesteenweg 205, 8400 Oostende

Website: www.oostendsehaard.be

Wij moeten onmiddellijk op de hoogte zijn van elke vraag of opmerking die jij hebt rond onze privacyverklaring en onze werking. Dit omdat we zo snel als mogelijk op gepaste wijze zouden kunnen reageren. Als er ons een privacygerelateerde vraag bereikt, dan geven wij deze steeds zo snel als mogelijk door aan de DPO voor verdere opvolging.  

 

Toepassingsgebied van deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring is van toepassing op iedere gebruiker van de website www.oostendsehaard.be, www.deoostendsehaard.be en www.socialehuisvestingoostende.be en al haar sub-sites (hierna spreken we over 'website') aangeboden door De Oostendse Haard en ondersteund door VMSW. De Oostendse Haard is eigenaar en beheerder van de website.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over jou die we verwerken via onze website.

 

Welke informatie verzamelen we?

We verzamelen via de website:

  • identificatiegegevens (naam en voornaam, inschrijvingsnummer... )
  • adres- en contactgegevens (straat, huisnummer, busnummer, postcode, woonplaats, e-mail, telefoon/gsmnummer)
  • meer informatie over de soort melding of klacht die je hebt aan de hand van een keuzemenu en aan de hand van een vraag naar ruimere beschrijving van de melding of klacht (bij formulier 'Ik heb een klacht')
  • meer informatie over de precieze categorie van een probleem of defect in de woning aan de hand van een keuzemenu en aan de hand van een vraag naar ruimere beschrijving van het probleem of defect (bij formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden')
  • meer informatie over de voetpaden die je wil sneeuw- en ijsvrij houden als vrijwilliger. Bijkomend vragen we ook hoe we jou mogen contacteren met praktische informatie rond het Sneeuwteam en een winterprik in Oostende: per e-mail en / of per sms (bij formulier 'Ik wil mij aanmelden voor het Sneeuwteam van De Oostendse Haard)
  • meer gegevens (deelnemende categorie, foto en eventueel woordje uitleg bij de deelname) voor uw deelname aan onze wedstrijd (lopende van 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met maandag 21 juni 2021 om 16.00 uur) "Toon ons jouw groene vingers", via een formulier. 
  • gegevens voor het versturen van een nieuwsbrief omtrent woningen die Te Koop staan bij De Oostendse Haard (bij formulier 'Aanmelden Nieuwsbrief TE KOOP bij De Oostendse Haard). 
  • bij elk van onze formulieren staat ook een recaptcha, waarbij we vragen om het hokje aan te vinken als je geen robot bent (in functie van spam)
  • gegevens over uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid

 

Via welke bronnen verzamelen we uw informatie?

Via onze website: wanneer je ons informatie bezorgt via onze website, via de volgende formulieren:

  • formulier 'Ik heb een klacht', waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de soort melding of klacht moet aanduiden en ook een beschrijving moet meegeven 
  • formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning moet meegeven.
  • formulier 'Ik wil mij aanmelden voor het Sneeuwteam van De Oostendse Haard, waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook moet duiden welke voetpaden je wil sneeuw- en ijsvrij houden als vrijwilliger. Bijkomend vragen we ook hoe we jou mogen contacteren met praktische informatie rond het Sneeuwteam en een winterprik in Oostende: per e-mail en / of per sms.
  • formulier / webpagina voor het opvragen van jouw rangschikking op de wachtlijst, waarbij je aan de hand van jouw inschrijvingsnummer en familienaam jouw rangschikking zelf online kan opvolgen. 
  • formulier "Ik neem deel aan de wedstrijd "Toon ons jouw groene vingers" (van 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met maandag 21 juni 2021, 16.00 uur), waarbij je naast het invullen van de identificatie-, adres- en contactgegevens ook een categorie moet kiezen waarin je deelneemt, een foto moet uploaden (max 2 MB) en nog een woordje uitleg kunt geven waarom je deelneemt. 
  • formulier 'Aanmelden Nieuwsbrief TE KOOP bij De Oostendse Haard, waarbij je aan de hand van jouw voornaam, achternaam en e-mailadres je aanmeldt om de nieuwsbrief 'TE KOOP bij De Oostendse Haard' te ontvangen.

 

De formulieren staan zo ingesteld dat sommige velden verplicht moeten ingevuld worden. Op deze manier zijn we zeker dat we jouw melding zo volledig mogelijk ontvangen en dat wij jou op de meest vlotte en meest correcte manier kunnen bereiken. 

 

Op sommige plaatsen op de website staat een link naar ons e-mailadres. Als je hierop klikt, word je doorverwezen naar jouw e-mailprogramma waarmee je dan onmiddellijk een e-mail aan ons kunt richten. Op onze webpagina omtrent inschrijvingen verwijzen we ook een paar keer door naar ons e-mailadres. Hiervoor hebben we de e-mail die je op die manier kan versturen reeds opgemaakt. Dit om jou te helpen bij het opstarten van het inschrijvingsproces bij De Oostendse Haard of om het inschrijvingsformulier per post te kunnen opsturen. Op die manier kunnen we samen efficiënt werken. In die vooropgestelde mails rond het thema 'inschrijven' wordt gevraagd om alvast jouw identificatie-, adres- en contactgegevens (zijnde: Naam, Voornaam, Adres, Huidige woonplaats, Telefoon / gsmnummer) te mogen ontvangen. 

 

Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid

 

De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens

De Oostendse Haard mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR).  Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, ter uitvoering van een overeenkomst die u met ons afsloot of op basis van uw toestemming. 

 

Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door de formulier(en) op onze website in te vullen, op basis van uw toestemming.

 

De deelname aan onze wedstrijd "Toon ons jouw groene vingers" (van maandag 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met maandag 21 juni 2021, 16.00 uur) impliceert automatische instemming met onze deelnemingsvoorwaarden verduidelijkt in het beschikbare wedstrijdreglement. De verwerking van de persoonsgegevens ons verschaft voor deelname aan deze wedstrijd gebeurt zoals verduidelijkt in het reglement enkel met het oog op contactname in het kader van deze wedstrijd.

 

Meer informatie over de rechtsgronden per verwerkingsdoeleinde kunt u terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van De Oostendse Haard. Momenteel worden al onze privacyverklaringen extra gecontroleerd en indien nodig met advies van onze DPO opnieuw voorgelegd aan onze Raad van Bestuur. Na deze controleronde zal u hier ook de privacyverklaringen omtrent onze dienstverlening kunnen terug vinden. 

Om uw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds uw toestemming. 

 

Waarvoor gebruiken we uw persoonlijke gegevens?

We behandelen uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:

 

Om contact met u te kunnen opnemen:

 

Om uw inschrijving op te starten en/ of in orde te brengen:

 

Om uw melding of klacht te kunnen behandelen:

  • ​Formulier 'Ik heb een klacht', waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de soort melding of klacht moet aanduiden en ook een beschrijving moet meegeven 

 

Om een defect aan de woning te kennen en in te grijpen, te herstellen waar nodig:

  • Formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning moet meegeven

 

Om het Sneeuwteam, pool van vrijwilligers, van De Oostendse Haard uit te breiden:

  • Formulier 'Ik wil mij aanmelden voor het Sneeuwteam van De Oostendse Haard, waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook moet duiden welke voetpaden je wil sneeuw- en ijsvrij houden als vrijwilliger. Bijkomend vragen we ook hoe we jou mogen contacteren met praktische informatie rond het Sneeuwteam en een winterprik in Oostende: per e-mail en / of per sms.

 

Voor uw plaats op de wachtlijst van kandidaat-huurders:

  • Door aan te melden met jouw inschrijvingsnummer en familienaam op onze webpagina Rangschikking Opvragen, kun je jouw plaats op onze wachtlijst voor kandidaat-huurders te weten komen.

 

Om uw deelname aan de wedstrijd "Toon ons jouw groene vingers" (van maandag 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met maandag 21 juni 2021, 16.00 uur) te registreren en u te contacteren in het kader van deze wedstrijd: 

  • formulier "Ik neem deel aan de wedstrijd "Toon ons jouw groene vingers" (van 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met maandag 21 juni 2021, 16.00 uur), waarbij je naast het invullen van de identificatie-, adres- en contactgegevens ook een categorie moet kiezen waarin je deelneemt, een foto moet uploaden (max 2 MB) en nog een woordje uitleg kunt geven waarom je deelneemt. 

 

Voor de uitvoering van een overeenkomst die u heeft afgesloten met De Oostendse Haard:

  • Formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij je naast de identificatie-, adres- en contactgevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning moet meegeven

 

Hoe lang houden we uw gegevens bij?

De Oostendse Haard neemt de nodige maatregelen zodat uw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling voorschrijft.

 

De gegevens die De Oostendse Haard via het deelnameformulier van de wedstrijd "Toon ons jouw groene vingers" (lopende van 22 maart 2021, 12.00 uur tot en met 21 juni 2021, 16.00 uur) verzameld, worden met de grootste zorg behandeld en worden enkel gebruikt om met de deelnemer in contact te komen omtrent deze wedstrijd. De Oostendse Haard neemt de nodige maatregelen zodat de persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden via deze wedstrijd enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met de deelnemer op te nemen. Deelnemers kunnen de privacyverklaring omtrent deze wedstrijd ook terugvinden in artikel 10 van het wedstrijdreglement. Van de winnaars van de wedstrijd houdt De Oostendse Haard volgende gegevens bij voor het archief en om deze winnaars in de toekomst nog te contacteren mocht dit nodig of nuttig zijn: naam, voornaam, telefoonnummer en de winnende foto.   

 

Wil je dat wij jouw persoonsgegevens niet langer bijhouden of wil je meer informatie over de bewaartermijnen die we volgen, dan contacteert u De Oostendse Haard via info@oostendsehaard.be of per post via Nieuwpoortsesteenweg 205, 8400 Oostende.

 

Met wie delen we uw gegevens?

Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven om de overeenkomst die jij hebt met ons uit te voeren, bij wettelijke verplichting of met jouw toestemming. De Oostendse Haard let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden. Meer informatie over de partijen met wie De Oostendse Haard jouw persoonsgegevens deelt, kun je terugvinden in de specifieke privacyverklaringen, opgesteld per dienstverlening van De Oostendse Haard. Momenteel worden al onze privacyverklaringen extra gecontroleerd en indien nodig met advies van onze DPO opnieuw voorgelegd aan onze Raad van Bestuur. Na deze controleronde zal u hier ook de privacyverklaringen omtrent onze dienstverlening kunnen terug vinden.  


Wanneer De Oostendse Haard jouw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er een protocol  tussen deze partijen afgesloten. Een overzicht van de afgesloten protocollen, vind je op de website van de Vlaamse Maatschappij voor Sociaal Wonen. Wij werken momenteel ook volop aan de nodige protocollen met andere instanties, deze zul je binnenkort ook hier terugvinden. 


Daarnaast kunnen jouw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie De Oostendse Haard bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als De Oostendse Haard. De Oostendse Haard zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.

 

Wat zijn uw rechten?

De GDPR voorziet voor jou een aantal rechten die jij, binnen bepaalde voorwaarden, kan inroepen. Hieronder vind je een opsomming met een korte toelichting. Zoals al aangegeven kan u deze rechten inroepen via:

E-mail: info@oostendsehaard.be

Adres: Nieuwpoortsesteenweg 205, 8400 Oostende

Jouw verzoek zal beantwoord worden op dezelfde manier als deze die jij gebruikte om het verzoek in te dienen, tenzij je om het gebruik van een ander kanaal hebt verzocht.

 

Recht van inzage

Wij moeten jou informeren over wat er met jouw gegevens gebeurt en we moeten jouw rechten beschrijven. Ook moeten we jou een kopie van jouw persoonlijke gegevens bezorgen als jij ons dit vraagt. Een kopie kan je vragen via e-mail of met een brief. Opgelet: alleen een eerste kopie is gratis. 

 

Bij jouw aanvraag voor inzage moeten wij jouw identiteit verifiëren. Daarom vragen wij jou op dat ogenblik een bewijs van uw identiteit. Twijfelen wij over jouw identiteit, dan zullen wij jou pas de documenten sturen nadat wij jouw identiteit kunnen bevestigen. We zullen jou de documenten via e-mail sturen als jij hiermee akkoord bent. Ben je niet akkoord, dan sturen wij jou de documenten met de post toe. 

 

Bepaalde documenten kunnen persoonlijke gegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als jou. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen je altijd informeren als we niet binnen een maand uw aanvraag kunnen beantwoorden.

 

Recht op verbetering

Als we onjuiste of onvolledige gegevens hebben, zullen we dit op jouw vraag aanpassen. Denken we zelf dat jouw gegevens niet langer up-to-date zijn, dan kunnen we jou contacteren om dit te verifiëren. Mogelijk moet je hiervoor naar ons kantoor komen om uw identiteitskaart te laten lezen.

 

Recht om te worden vergeten

Je hebt het recht om jouw gegevens te laten wissen. Wanneer je aan een van de onderstaande criteria voldoet, zullen we jouw gegevens verwijderen. Jouw e-mailadres en/ of telefoonnummer en/ of adres en/ of naam bewaren we op een zwarte lijst zodat ons systeem herkent dat je niet langer gecontacteerd wil worden.

 

Wanneer kunnen wij uw gegevens verwijderen?

  • We verwerken jouw gegevens niet meer voor het oorspronkelijke doel of hebben deze niet langer nodig.
  • Jij trekt uw toestemming voor verwerking in; deze verwerking was uitsluitend op uw  toestemming gebaseerd.
  • Jij hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie titel recht op bezwaar hier verder).
  • Jouw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt.
  • Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen.
  • Jouw gegevens zijn verzameld voor het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.

 

De kans bestaat dat we jouw gegevens om een specifieke reden niet mogen verwijderen. We informeren jou hierover. 

 

Deze redenen zijn:

  • een wettelijke verplichting of voor het algemeen belang
  • voor archivering, onderzoek of statistieken volgens artikel 89 van de AVG
  • voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims 
  • voor de volksgezondheid
  • het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie primeert 

 

Recht op beperking van verwerking

Je kunt altijd de verwerking van jouw gegevens beperken. We zullen de verwerking stopzetten in de volgende situaties:

  • We hebben onjuiste gegevens. We verwerken jouw gegevens opnieuw nadat we uw gegevens controleerden en eventueel corrigeerden.  
  • Onze verwerking wordt als onwettig beschouwd en je wilt deze verwerking beperken. 
  • We hebben jouw gegevens niet langer nodig, maar houden ze bij voor jouw juridische claims. Heb je ze niet meer nodig voor de juridische claims, dan verwijderen we jouw gegevens. 
  • Je maakt bezwaar tegen verwerking (zie titel recht op bezwaar hier verder). We stoppen hiermee totdat de vraag opgelost is. 
  • Is de beperking van verwerking niet langer relevant, dan informeren wij je waarom we de beperking stoppen. Om opnieuw jouw persoonlijke gegevens te verwerken, controleren we de juistheid ervan of de juridische gronden voor de verwerking ervan. 

 

Recht op kennisgeving

Als je je beroept op de bovengenoemde rechten (met uitzondering van het recht op inzage), dan informeren wij ook elke ontvanger van deze persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld andere organisaties) hierover. We doen dit niet als dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen vraagt. Wij informeren je ook over deze ontvangers als u dit vraagt.

 

Recht op data-portabiliteit

Wij verzenden aan jou of een andere controller (als dit technisch mogelijk is) alle gegevens in een leesbaar formaat als je dit vraagt. 
Dit gaat over gegevens: 

  • die jij ons bezorgde 
  • die we verwerken op basis van jouw toestemming of op basis van contractuele voorwaarden 
  • die we verwerken via geautomatiseerde middelen 

 

Recht op bezwaar

U kunt bezwaar aantekenen als we gegevens verwerken voor een gerechtvaardigd belang of voor een taak van algemeen belang. We zullen jouw bezwaar onderzoeken en jou informeren over de resultaten. We kunnen jouw persoonlijke gegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking. 

Heeft u bezwaar tegen direct marketing, dan sturen wij u geen direct marketing meer vanaf het ogenblik dat we jouw vraag ontvangen.

 

Kun je jouw toestemming intrekken?

Ja, je kunt op elk moment jouw toestemming voor het verwerken van jouw gegevens intrekken. 

Maar, wij blijven jouw gegevens wel verwerken als er hiervoor een wettelijke of contractuele reden is. Ook mag jij jouw toestemming niet intrekken om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als jij jouw toestemming intrekt, werkt deze alleen voor de toekomst. Eerdere verwerking is legaal. 

 

Je kunt jouw toestemming intrekken door ons te contacteren via:

E-mail: info@oostendsehaard.be

Adres: Nieuwpoortsesteenweg 205, 8400 Oostende

 

Hoe kunt u een klacht indienen?

Wij proberen jouw vraag optimaal te behandelen. Lukt dit niet, dan kunt je altijd een klacht indienen bij de Vlaamse Toezichtcommissie of bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.

 

Wijzigingen in ons beleid

Deze privacyverklaring vervangt alle voorgaande versies en werd door de Raad van Bestuur van De Oostendse Haard goedgekeurd op woensdag 21 april 2021. We hebben het recht om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Wij informeren je over elke wijziging die een impact heeft op jouw situatie (niet over kleine wijzigingen).