Privacyverklaring Woonsprong voor de bezoekers van de website
Versie 23 juni 2023
Waarom hebben wij een privacyverklaring voor de website?
Vanwege de aard van onze organisatie moeten we veel persoonsgegevens verwerken. Om ervoor te zorgen dat uw gegevens worden beschermd en alleen worden gebruikt waar nodig, verbinden wij ons ertoe de hoogste normen inzake privacy te handhaven, inclusief de privacywet ‘GDPR’ (General Data Protection Regulation), of in het Nederlands de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), die op 25 mei 2018 in voege ging.
Toepassingsgebied van deze privacyverklaring
Deze Privacyverklaring is van toepassing op de volgende partijen:
Iedere gebruiker van de website www.woonsprong.be en al haar sub-sites (hierna ”Website”) aangeboden door Woonsprong. Woonsprong is eigenaar en beheerder van de Website.
Deze privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens over u die we verwerken via onze website.
Welke persoonsgegevens verzamelen en verwerken we van u?
We verzamelen via de website:
- identificatiegegevens (naam en voornaam,... )
- adres- en contactgegevens (straat, huisnummer, busnummer, postcode, woonplaats, e-mail, telefoon/gsmnummer)
- meer informatie over de soort melding of klacht die u hebt aan de hand van een keuzemenu en aan de hand van een vraag naar ruimere beschrijving van de melding of klacht (bij formulier 'Ik heb een klacht')
- meer informatie over de precieze categorie van een probleem of defect in de woning aan de hand van een keuzemenu en aan de hand van een vraag naar ruimere beschrijving van het probleem of defect (bij formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden')
- gegevens voor het versturen van een nieuwsbrief omtrent woningen die Te Koop staan bij Woonsprong (bij formulier 'Aanmelden Nieuwsbrief TE KOOP bij Woonsprong).
- bij elk van onze formulieren staat ook een recaptcha, waarbij we vragen om het hokje aan te vinken als u geen robot bent (in functie van spam)
- gegevens over uw gebruik van onze website (aan de hand van cookies). Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.
Via welke bronnen verzamelen we uw persoonsgegevens?
Via onze website: wanneer u ons informatie bezorgt via onze website, via de volgende formulieren:
- formulier 'Ik heb een klacht', waarbij u naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de soort melding of klacht moet aanduiden en ook een beschrijving moet meegeven
- formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij u naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning moet meegeven.
- formulier 'Aanmelden Nieuwsbrief TE KOOP bij Woonsprong, waarbij u aan de hand van uw voornaam, achternaam en e-mailadres u aanmeldt om de nieuwsbrief 'TE KOOP bij Woonsprong' te ontvangen.
- De formulieren zijn zo ingesteld dat sommige velden verplicht moeten ingevuld worden. Op deze manier zijn we zeker dat we uw melding zo volledig mogelijk ontvangen en dat wij u op de meest vlotte en meest correcte manier kunnen bereiken.
- Op sommige plaatsen op de website staat een link naar ons e-mailadres. Als u hierop klikt, wordt u doorverwezen naar uw e-mailprogramma waarmee u dan onmiddellijk een e-mail aan ons kunt richten. Op onze webpagina omtrent inschrijvingen verwijzen we ook een paar keer door naar ons e-mailadres. Hiervoor hebben we de e-mail die u op die manier kan versturen reeds opgemaakt. Dit om u te helpen bij het opstarten van het inschrijvingsproces bij Woonsprong of om het inschrijvingsformulier per post te kunnen opsturen. Op die manier kunnen we samen efficiënt werken. In die vooropgestelde mails rond het thema 'inschrijven' wordt gevraagd om alvast uw identificatie-, adres- en contactgegevens (zijnde: Naam, Voornaam, Adres, Huidige woonplaats, Telefoon / gsmnummer) te mogen ontvangen.
Via cookies: Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.
De geldige rechtsgrond voor de verwerking van uw persoonsgegevens
Woonsprong mag enkel persoonsgegevens verwerken als hiervoor een geldige rechtsgrond voorhanden is. De GDPR voorziet in 6 mogelijke gronden (art. 6 GDPR). Afhankelijk van het doeleinde van het formulier dat u invult op de website, verwerken wij uw persoonsgegevens ter uitvoering van wettelijke verplichtingen, taken van algemeen belang ter uitvoering van een overeenkomst die u met ons afsloot of op basis van uw toestemming.
Zo gebeurt de verwerking van de persoonsgegevens die u aan ons verstrekt door de formulier(en) op onze website in te vullen ook steeds op basis van uw toestemming.
Meer informatie over de rechtsgronden en verwerkingsdoeleinden kunt u terugvinden in de externe privacyverklaring van Woonsprong ten aanzien van kandidaat-huurders, huurders, leners, kopers en verhuurders (nvdr link naar pdf toevoegen).
Om uw gegevens te verwerken via niet-noodzakelijke cookies vragen wij steeds uw toestemming. Meer informatie over het gebruik van cookies op onze website, kunt u terugvinden in ons cookiebeleid.
Waarvoor gebruiken we uw persoonsgegevens?
We behandelen uw persoonsgegevens voor verschillende doeleinden:
- Om contact met u te kunnen opnemen:
- Het formulier 'Ik wil online een defect aan mijn woning melden'
- Het formulier 'Ik wil online een melding of klacht doorsturen'
- De vooropgemaakte e-mail omtrent inschrijvingen
- Het formulier 'Aanmelden Nieuwsbrief TE KOOP bij Woonsprong
- Om uw inschrijving op te starten en/ of in orde te brengen:
- De vooropgemaakte e-mail omtrent inschrijvingen
- Om uw melding of klacht te kunnen behandelen:
- Formulier 'Ik heb een klacht', waarbij u naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de soort melding of klacht moet aanduiden en ook een beschrijving moet meegeven.
- Om een defect aan de woning te kennen en in te grijpen, te herstellen waar nodig:
- Formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij u naast de identificatie-, adres- en contactgegevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning moet meegeven.
- Voor de uitvoering van een overeenkomst die u heeft afgesloten met Woonsprong:
- Formulier 'Ik wil een defect in mijn woning melden', waarbij u naast de identificatie-, adres- en contactgevens ook via een keuzemenu de precieze categorie van een probleem of defect in de woning moet aanduiden en ook een beschrijving moet geven van het probleem of defect in de woning.
Hoe lang houden we uw persoonsgegevens bij?
Woonsprong neemt de nodige maatregelen opdat uw persoonsgegevens veilig bewaard blijven en niet langer bijgehouden worden dan nodig om de vermelde doeleinden te realiseren. Zo zullen bepaalde persoonsgegevens die verzameld worden op onze website enkel worden bijgehouden voor zover het noodzakelijk is om contact met u op te nemen/uw vraag te beantwoorden. Voor bepaalde gegevens worden de bewaartermijnen echter bij wet bepaald en dus moeten we deze gegevens bijhouden zolang de wettelijke bepaling dit voorschrijft.
Als u wilt dat Woonsprong uw persoonsgegevens niet langer bijhoudt of als u graag meer informatie wenst over de bewaartermijnen die Woonsprong hanteert, kunt u hiervoor contact opnemen met Woonsprong via privacy@woonsprong.be of Seringenstraat 21A, 8400 Oostende.
Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden enkel doorgegeven ter uitvoering van de huurovereenkomst, bij wettelijke verplichting of met uw toestemming. Woonsprong let erop dat er bij het uitwisselen van persoonsgegevens niet meer gegevens doorgegeven worden dan noodzakelijk voor het realiseren van welbepaalde doeleinden.
Een overzicht van de machtigingen en protocollen die Wonen in Vlaanderen en de woonmaatschappijen het recht geven om (uw) gegevens uit te wisselen met andere partijen vindt u op de website van de Wonen in Vlaanderen.
PROTOCOLLEN
Meer informatie over de partijen met wie Woonsprong uw persoonsgegevens deelt, kunt u terugvinden in de externe privacyverklaring van Woonsprong ten aanzien van kandidaat-huurders en huurders, kopers, leners en verhuurders.
Wanneer Woonsprong uw persoonsgegevens elektronisch uitwisselt met een andere Vlaamse instantie of met een externe overheid, wordt er eveneens een protocol tussen deze partijen afgesloten. Wij werken momenteel volop aan de nodige protocollen met andere instanties en publiceren deze hieronder zodra getekend door alle partijen.
Daarnaast kunnen uw persoonsgegevens ook gedeeld worden met partijen (zogenaamde verwerkers) aan wie Woonsprong bepaalde verwerkingsactiviteiten heeft uitbesteed. Er wordt met deze verwerkers altijd een verwerkersovereenkomst afgesloten, om ervoor te zorgen dat de verwerker dezelfde waarborgen biedt voor gegevensbescherming als Woonsprong. Zo sluit Woonsprong ook verwerkersovereenkomsten af met de private instanties die onderzoek voeren naar onroerend vermogen in het buitenland. Woonsprong zorgt ervoor dat de persoonsgegevens alleen worden verwerkt in overeenstemming met het vooraf bepaalde doeleinde.
Wat zijn uw rechten?
De GDPR voorziet voor u een aantal rechten die, binnen bepaalde voorwaarden, kunnen worden ingeroepen. Hieronder vindt u een opsomming hiervan met een korte toelichting. U kan deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met Woonsprong via:
E-mail: privacy@woonsprong.be
Adres: Seringenstraat 21a, 8400 Oostende
Aan verzoeken omtrent uitoefening van rechten die ons telefonisch bereiken, zal geen uitvoering gegeven worden. Wij verzoeken uitdrukkelijk om uw verzoek omtrent uw rechten via mail of per post te doen. Uw verzoek zal dan beantwoord worden op dezelfde manier als deze die u gebruikte om het verzoek in te dienen – hetzij per mail, hetzij per post - tenzij u om het gebruik van een ander, schriftelijk kanaal (post, e-mail) heeft verzocht.
Recht van inzage
Recht van inzage betekent eerst en vooral dat we u moeten informeren over wat er met uw gegevens gebeurt en dat we uw rechten moeten beschrijven. Daarnaast moeten we u op uw aanvraag een kopie van uw persoonsgegevens bezorgen. U ontvangt een exemplaar op eenvoudig verzoek, op dezelfde manier als deze die u gebruikte om het verzoek in te dienen, tenzij u om het gebruik van een ander, schriftelijk kanaal heeft verzocht (post, e-mail). Let op, enkel een eerste kopie is gratis.
Om de identiteit van de persoon die om toegang tot zijn gegevens verzoekt te verifiëren, vragen wij om een bewijs van uw identiteit. Indien wij twijfels hebben over uw identiteit zullen wij pas een handeling stellen nadat wij uw identiteit hebben kunnen bevestigen.
Het is mogelijk dat bepaalde documenten persoonsgegevens van andere personen bevatten die dezelfde bescherming genieten als uw persoonsgegevens. We moeten daarom bepaalde documenten anonimiseren, wat enige tijd kan duren. We zullen u altijd informeren als we niet binnen een maand aan het verzoek kunnen voldoen.
Recht op verbetering
Als we in het bezit zijn van onjuiste of onvolledige gegevens, zullen we dit op eenvoudig verzoek aanpassen. In het geval dat we zelf vermoeden dat uw gegevens niet langer up-to-date zijn, kunnen we contact met u opnemen om dit te verifiëren. Dit impliceert mogelijks dat we u zullen uitnodigen om uw identiteitskaart uit te lezen in ons kantoor.
Recht om te worden vergeten
U heeft het recht om uw gegevens te laten wissen. Wanneer u aan één van de onderstaande criteria voldoet, zullen we uw gegevens verwijderen.
Omstandigheden wanneer wij uw gegevens kunnen verwijderen:
- We verwerken uw gegevens niet meer voor het oorspronkelijk doel of hebben deze niet langer nodig;
- U trekt uw toestemming voor verwerking in voor een verwerking die uitsluitend op toestemming was gebaseerd;
- U hebt uw recht op bezwaar ingeroepen (zie 1.7);
- Uw gegevens zijn onrechtmatig verwerkt;
- Er is een wettelijke verplichting om de gegevens te verwijderen;
- Uw gegevens zijn verzameld met betrekking tot het aanbieden van diensten van de informatiemaatschappij.
Indien er een specifieke situatie is waarbij deze verwijdering niet kan worden uitgevoerd, zullen we dit aan u melden. De redenen om niet aan uw verzoek te kunnen voldoen, zijn één van de volgende:
- Voor naleving van een wettelijke verplichting of in functie van het algemeen belang;
- Voor archivering, onderzoek of statistische doeleinden in overeenstemming met artikel 89 van de AVG;
- Voor het instellen, uitoefenen of verdedigen van juridische claims;
- Om redenen van volksgezondheid;
- Het recht op vrijheid van meningsuiting en informatie prevaleert.
Recht op beperking van verwerking
U heeft te allen tijde het recht om de verwerking van uw gegevens te beperken. We zullen de verwerking stopzetten in het geval dat:
We in het bezit zijn van onjuiste gegevens. We zullen doorgaan met verwerken nadat we de juistheid van uw gegevens hebben gecontroleerd en deze hebben gecorrigeerd;
Wanneer onze verwerking als onwettig wordt beschouwd en u deze verwerking wil beperken;
Indien we uw gegevens niet langer nodig hebben, maar deze noodzakelijk zijn voor de uitoefening van uw juridische claims. Indien u deze niet meer nodig heeft voor de juridische claims zullen deze verwijderd worden;
U bezwaar maakt tegen de verwerking (zie verder) tot dat de vraag is opgehelderd.
Wanneer de beperking van verwerking niet langer een bestaansreden heeft, zullen we u de redenen van het opheffen van de beperking meedelen.
Om door te gaan met het verwerken van uw persoonsgegevens, moeten we de juistheid ervan verifiëren of controleren of we andere juridische gronden voor verwerking hebben. De verwerking van uw persoonsgegevens zal beperkt zijn totdat de vraag is opgehelderd. Als we besluiten de behandeling voort te zetten, zullen we u informeren voordat de beperking wordt opgeheven.
Recht op kennisgeving
Wanneer u zich beroept op de bovengenoemde rechten, met uitzondering van het recht op toegang, zullen we dit doorgeven aan elke ontvanger aan wie de persoonsgegevens zijn verstrekt, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanningen met zich meebrengt. We zullen u op uw verzoek informeren over die ontvangers.
Recht op data-portabiliteit
Alle gegevens die u ons hebt verstrekt, die we verwerken op basis van toestemming of op basis van contractuele voorwaarden, en die we verwerken via geautomatiseerde middelen, worden op verzoek naar u of een andere verwerkingsverantwoordelijke (indien technisch mogelijk) in “leesbaar formaat” verzonden.
Recht op bezwaar
Wanneer we gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of op basis van het uitvoeren van een taak van algemeen belang, kan u bezwaar aantekenen. We zullen uw bezwaar onderzoeken en op de hoogte brengen van de resultaten. We kunnen uw persoonsgegevens alleen blijven verwerken als er juridische redenen zijn voor de verwerking.
Kunt u uw toestemming intrekken?
Ja, op elk moment kunt u uw toestemming voor het verwerken van uw gegevens intrekken, indien deze verwerking op uw toestemming is gebaseerd. Echter als er een wettelijke of contractuele reden is voor het verwerken van uw gegevens, zullen we uw gegevens om deze reden nog steeds verwerken. Tevens mag de intrekking van uw toestemming niet worden gebruikt om contractuele verplichtingen te omzeilen. Als u uw toestemming intrekt, werkt deze intrekking alleen naar de toekomst toe en worden alle eerdere verwerking als legaal beschouwd.
U kan uw toestemming intrekken door ons te contacteren via:
E-mail: privacy@woonsprong.be
Adres: Seringenstraat 21A, 8400 Oostende
Hoe kunt u een klacht indienen?
U heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) en/ of de Vlaamse Toezichtcommissie (VTC).
Wijzigingen in ons beleid
Deze Privacyverklaring is goedgekeurd door onze Raad van Bestuur op 23 juni 2023 en is van toepassing vanaf die datum.
We behouden ons het recht voor om deze verklaring op elk moment te wijzigen en/of bij te werken. Met uitzondering van kleine wijzigingen zullen wij u op de hoogte stellen van elke wijziging die een impact heeft op uw situatie. De laatste versie van de privacyverklaring kan u steeds raadplegen op onze website of opvragen.